Políticas de privacidad y de uso

1. Responsable y alcance

El responsable del tratamiento es la Comandancia General de la Fuerza Aérea Ecuatoriana (FAE). Esta política cubre el Sistema de Gestión de la FAE (SGFAE), que se sirve desde sgfae.fae.mil.ec:

el portal y sus páginas de descarga;
el motor de accesos: la entrada única, los roles y los documentos cifrados;
ODIN, la matriz de Gestión Documental;
CRYPTO, el registro de documentación clasificada, el cifrado y el correo asociado;
la app del teléfono;
las extensiones de navegador Asistente Chasqui y Autenticador FAE.

Son sistemas internos, para el personal de la FAE y para quien la institución autorice. Los sistemas a los que el portal solo enlaza (Chasqui, la nube institucional, COAE) tienen sus propias condiciones.

Contacto para protección de datos

ffiallos@fae.mil.ec

A esa dirección van las solicitudes para ejercer sus derechos, las consultas sobre esta política y los avisos de un posible incidente de seguridad.

2. Marco legal

Constitución de la República: art. 66 num. 19 (protección de datos), art. 66 num. 21 (inviolabilidad de la correspondencia) y art. 92 (hábeas data).
Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), Quinto Suplemento del Registro Oficial 459, de 26 de mayo de 2021, con sus reformas.
Reglamento General de la LOPDP, Decreto Ejecutivo 904, Tercer Suplemento del Registro Oficial 435, de 13 de noviembre de 2023, y las resoluciones de la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (2023), en especial su art. 15 sobre información reservada de defensa y seguridad.
Ley Orgánica de la Defensa Nacional, Ley de Seguridad Pública y del Estado y Ley Orgánica de Personal y Disciplina de las Fuerzas Armadas.
Código Orgánico Integral Penal: delitos contra la seguridad de los activos de los sistemas de información y comunicación (arts. 229 a 234.4).
Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos.
Esquema Gubernamental de Seguridad de la Información (EGSI 3.0), Acuerdo Ministerial MINTEL-MINTEL-2024-0003, y las Normas de Control Interno de la Contraloría.

La FAE, como entidad del sector público, está sujeta a la LOPDP. Cuando un tratamiento lo regula una norma especial de seguridad y defensa del Estado (art. 2 lit. e y art. 11 de la LOPDP), se aplica esa norma, respetando siempre la legalidad, la proporcionalidad y la necesidad.

3. Qué datos tratamos

Categoría	Datos	Dónde
Identificación	Cédula (es su usuario), nombres y apellidos, grado, reparto y función.	Motor de accesos, ODIN, CRYPTO
Contacto	Correo y teléfono, solo cuando se solicita una cuenta por enlace de registro.	Motor de accesos
Acceso y roles	Sistemas y roles asignados, quién los concedió y quién los confirmó.	Motor de accesos
Credenciales	La contraseña y las llaves de acceso (passkeys) las verifica COAE, el sistema de cuentas de la FAE: el SGFAE no las guarda. Sí guarda, cifrados, el secreto del autenticador (TOTP) y la huella de los códigos de recuperación.	COAE, motor de accesos
Registro de actividad	Qué acción se hizo, quién, cuándo, desde qué dirección IP y con qué navegador (identificador recortado). Las visitas al portal dejan IP, ruta y navegador.	Motor, ODIN, servidor web
Documentos	Oficios, anexos y fichas que usted registra, con los datos de las personas que aparezcan en ellos (remitentes, firmantes, quienes entregan y reciben documentación clasificada).	ODIN, CRYPTO, nube institucional
Firma electrónica	Nombre, grado y cargo del firmante, leídos del propio PDF firmado.	ODIN
Correo institucional	Dirección del buzón y, de los mensajes recibidos, remitente, asunto, fecha y huellas de integridad. El contenido se guarda cifrado.	CRYPTO
Marca de lectura	Al abrir un documento cifrado, su nombre, su cédula y la fecha y hora quedan impresos en la copia que usted ve.	Motor de accesos

Algunos datos se guardan solo en su equipo o teléfono, nunca en el servidor: las cuentas del Autenticador FAE y las credenciales guardadas por el Asistente Chasqui o la app (ver la sección 10).

4. Finalidades y base legal

Los datos se tratan para:

identificar a quien entra y darle acceso solo a lo que su rol y su reparto permiten;
dar de alta al personal y crear sus cuentas;
registrar, distribuir y dar seguimiento a la documentación de la Comandancia General;
sellar, custodiar y abrir documentación clasificada, con constancia de quién la abre;
proteger los sistemas: detectar accesos indebidos, investigar incidentes y dejar evidencia ante una auditoría o un proceso legal;
cumplir las obligaciones de archivo, control interno y rendición de cuentas.

La base legal es el cumplimiento de obligaciones legales y el ejercicio de las competencias públicas que la ley atribuye a la Fuerza Aérea (art. 7 num. 2 y 4 de la LOPDP). Por eso el uso de estos sistemas no depende del consentimiento: son la herramienta de trabajo institucional. Los datos no se usan para fines distintos de los indicados.

5. Lo que no hacemos

No hay publicidad, analítica ni rastreadores de terceros en ninguna página.
No se vende ni se cede ningún dato con fines comerciales.
No se recoge su ubicación ni identificadores publicitarios del teléfono.
La huella o el rostro que use para desbloquear la app o una llave de acceso no salen de su dispositivo: el SGFAE nunca los recibe.
No se piden datos de salud ni otras categorías sensibles.

6. Quién recibe los datos

Dentro de la FAE

El personal con un rol que lo justifique, y solo dentro de su reparto.
Los administradores y el Oficial de Seguridad de la Información, para operar y auditar.
COAE (cuentas y contraseñas), la nube institucional y el correo institucional, que son sistemas de la propia FAE.

Autoridades

Autoridades administrativas o judiciales que lo pidan en ejercicio de sus competencias (art. 36 num. 3 de la LOPDP).

Proveedor de inteligencia artificial

Para proponer cómo registrar un oficio en ODIN (procedencia, resumen, reparto y prioridad), su texto se envía a un servicio de inteligencia artificial externo (Groq, Inc., Estados Unidos). Es una transferencia internacional de datos: el proveedor recibe el contenido del oficio y los datos personales que contenga. La propuesta no se aplica sola: una persona la revisa y la corrige.

No se envía al proveedor la documentación clasificada de CRYPTO ni los documentos cifrados.

Nadie más

Las tiendas que firman las extensiones (Mozilla, Google, Microsoft) reciben el programa, no datos de usuarios. Los enlaces de WhatsApp para enviar una invitación los abre el administrador en su propio teléfono: el servidor no envía nada a WhatsApp.

7. Cuánto tiempo se conservan

Dato	Plazo
Sesión en el motor de accesos	8 horas
Sesión en ODIN y en la app	12 horas
Confirmación para abrir documentos cifrados	10 minutos
Enlace de registro	7 días
Clave inicial de una cuenta nueva	72 horas
Registros del servidor web (IP, ruta, navegador)	400 días
Documentos, fichas, registro de actividad y cuentas	Mientras dure la finalidad y lo exijan las normas de archivo, de documentación militar y de control. El registro de actividad está encadenado: no se borra ni se edita, porque es la prueba de lo ocurrido.

Cuando un dato deja de ser necesario y ninguna norma obliga a conservarlo, se elimina o se anonimiza.

8. Cómo se protegen

Las medidas siguen el EGSI y el principio de seguridad de la LOPDP (arts. 37 a 39). Entre ellas:

servidores de la FAE en territorio ecuatoriano, con acceso administrativo solo por llave y cortafuegos que deniega todo por defecto;
conexiones cifradas (TLS), y cifrado mutuo con certificado entre los servidores;
segundo factor para la documentación cifrada, con bloqueos que crecen ante intentos fallidos;
secretos, llaves documentales y documentos cifrados en reposo;
acceso por roles, con doble confirmación para los roles críticos;
registro de actividad encadenado, que delata cualquier alteración;
marca de lectura en cada documento clasificado que se abre;
páginas sin código de terceros y con políticas de seguridad del navegador estrictas.

Ninguna medida elimina todo riesgo. Usted también protege sus datos: no comparta su contraseña, su PIN ni sus códigos de recuperación, y cierre la sesión en equipos compartidos.

9. Cookies y almacenamiento local

Solo se usan las cookies imprescindibles para mantener la sesión y protegerla. No hay cookies de publicidad ni de analítica, y por eso no se pide aceptarlas.

Nombre	Para qué	Duración
motor_token	Sesión del motor de accesos	8 horas
__Host-sesion	Sesión de ODIN	12 horas
__Host-csrf	Impedir que otro sitio actúe en su nombre	La de la sesión

El navegador también guarda preferencias que no identifican a nadie: el tema claro u oscuro, el menú plegado o si ya vio la bienvenida.

10. App y extensiones del navegador

App del teléfono

No guarda su contraseña: guarda la sesión, cifrada con su PIN y con el almacén seguro del teléfono. Tras 5 PIN incorrectos, borra todo lo guardado.
Permisos: internet, notificaciones, huella o rostro (opcional, el PIN siempre sirve), cámara solo para escanear el código QR del autenticador, e instalar sus propias actualizaciones firmadas.
No pide ubicación, contactos, micrófono ni acceso a sus archivos.
Desactiva la copia de seguridad automática del teléfono para que la sesión no termine en la nube.

Autenticador FAE

Guarda en el navegador su cédula, su nombre y el secreto del autenticador, cifrado con su PIN. Tras 5 PIN incorrectos, borra la cuenta.
No puede conectarse a internet y solo interactúa con este portal cuando usted añade una cuenta.

Asistente Chasqui

Guarda, cifradas en el navegador, las credenciales que usted le confía para entrar a Chasqui, a la nube institucional y a ODIN.
Guarda en la nube institucional los documentos que archiva, y puede dejar una copia en Descargas si usted lo activa.
Conserva en el navegador un historial de trabajo: mensajes 7 días, archivados hasta 90 días.

11. Decisiones automatizadas

Ninguna decisión sobre una persona se toma solo de forma automática (art. 20 de la LOPDP).

La propuesta de la inteligencia artificial en ODIN es una sugerencia: la confirma o la corrige una persona, y la corrección queda registrada.
Los bloqueos de seguridad sí son automáticos: varios intentos fallidos de contraseña o de código bloquean temporalmente la cuenta o la dirección IP. Son temporales y existen para proteger su cuenta. Si cree que lo bloquearon por error, escriba al contacto de la sección 1.
El correo de CRYPTO se clasifica con reglas fijas (por ejemplo, posible correo no deseado), sin inteligencia artificial, y una persona decide qué hacer con él.

12. Sus derechos y cómo ejercerlos

La LOPDP (arts. 12 a 24) le reconoce, entre otros, el derecho a:

información sobre cómo se tratan sus datos, que es esta página;
acceso a sus datos, gratis;
rectificación y actualización de los que sean inexactos o estén incompletos;
eliminación de los que ya no sean necesarios;
oposición y suspensión del tratamiento;
portabilidad;
no ser objeto de decisiones basadas solo en valoraciones automatizadas.

Cómo pedirlo

Escriba a ffiallos@fae.mil.ec desde su correo institucional e indique:

nombres completos y número de cédula;
el derecho que ejerce y qué pide en concreto;
los datos o el sistema a los que se refiere;
una dirección para responderle;
copia de su cédula o, mejor, la solicitud firmada electrónicamente.

Recibirá respuesta en un término de diez (10) días (art. 62 de la LOPDP). Si falta algún dato, se le pedirá una sola vez que lo complete.

Límites

Algunos derechos no proceden cuando los datos son necesarios para cumplir una obligación legal, una orden de autoridad, una finalidad de interés público o para el archivo del Estado (art. 18 de la LOPDP). Por ejemplo, no se puede borrar del registro de actividad la constancia de quién abrió un documento clasificado. Si es así, la respuesta se lo dirá y explicará por qué.

Si no está conforme

Puede presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales (spdp.gob.ec), sin perjuicio de la acción de hábeas data ante un juez (art. 92 de la Constitución).

13. Si hay una vulneración

Si se produce un incidente que afecte datos personales, la FAE lo notificará a la Superintendencia de Protección de Datos Personales en un término de cinco (5) días desde que tenga constancia de él, y a las personas afectadas en un término de tres (3) días cuando haya riesgo para sus derechos (arts. 43 y 46 de la LOPDP).

Si usted detecta algo extraño —un acceso que no reconoce, un documento donde no debería estar, un mensaje que le pide su contraseña— avise de inmediato a ffiallos@fae.mil.ec.

14. Condiciones de uso

Quien entra al SGFAE acepta estas reglas:

Uso institucional. Los sistemas son para el servicio, no para fines personales.
Credenciales personales. Su cuenta, su PIN, su autenticador y sus códigos de recuperación son suyos y no se prestan. Todo lo que se haga con ellos se le atribuye.
Solo lo autorizado. No intente entrar donde su rol no lo permite, ni probar, evadir o desactivar los controles de seguridad.
Supervisión. La actividad en estos sistemas queda registrada y puede revisarse para su seguridad, para auditorías y para investigar incidentes, conforme al EGSI y a las normas de control interno.
Exactitud. Registre la información de forma veraz y completa. Lo que registre en ODIN y en CRYPTO forma parte del archivo institucional.
Firma y mensajes de datos. Los documentos y firmas electrónicas tramitados aquí tienen el mismo valor jurídico que sus equivalentes en papel (arts. 2 y 14 de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos).
Equipos. Use equipos institucionales o de confianza, mantenga la app y las extensiones actualizadas e instálelas solo desde este portal o desde las tiendas oficiales.

El incumplimiento puede dar lugar a sanciones disciplinarias según la Ley Orgánica de Personal y Disciplina de las Fuerzas Armadas, y a responsabilidad penal según el Código Orgánico Integral Penal: acceso no consentido a un sistema informático (art. 234), revelación ilegal de bases de datos (art. 229), interceptación ilegal de datos (art. 230) o ataque a la integridad de sistemas informáticos (art. 232), entre otros.

15. Información clasificada

Parte de la documentación que circula por el SGFAE es reservada conforme al art. 15 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública y a la normativa de defensa. Quien accede a ella debe:

usarla solo para la función que la justifica;
no copiarla, fotografiarla, reenviarla ni sacarla de los sistemas institucionales sin autorización;
no abrirla en equipos públicos o compartidos.

Cada copia abierta lleva impresos el nombre y la cédula de quien la abrió. Difundir información militar calificada sin autorización es falta disciplinaria grave o atentatoria (arts. 195 y 196 de la Ley Orgánica de Personal y Disciplina de las Fuerzas Armadas) y puede constituir delito contra la información pública reservada legalmente (art. 233 del Código Orgánico Integral Penal).

16. Cambios a esta política

Esta política se actualiza cuando cambian los sistemas, los datos que tratan o la normativa. La versión vigente es siempre la publicada en esta página, con su fecha al inicio. Los cambios importantes se avisarán en el propio SGFAE.